MICE- выгода или переплата? Мнение эксперта.

img_8825На туристическом рынке все чаще появляются компании, предлагающие услуги по организации деловых поездок и проведению всевозможных мероприятий. Закон рынка гласит, что без спроса нет предложения. Сегодня попробуем разобраться, чем обусловлен рост MICE-агентств и есть ли выгода взаимодействия с ними. На основные вопросы ответит руководитель корпоративного отдела MICE-агентства «Четыре мили»  — Борис Клопков!

 

1. Что такое MICE?

11MICE   — это деловой туризм, связанный с организацией и проведением различный корпоративных мероприятий и поездок. MICE сочетает в себе 4 основные области: корпоративные бизнес встречи; поощрительные или мотивационные туры; конференции; выставки.

По статистике нашего агентства, чаще всего поступают запросы на организацию деловых поездок. Здесь MICE-агентство выступает в роли координатора, предоставляющего полный комплекс услуг в одном месте. Клиент может получить отдельную услугу или полный пакет услуг, обратившись к своему менеджеру: заказ авиа- ж/д- билетов, бронирование отелей, трансферов, оформление въездных и выездных виз для сотрудников компании.

2. Почему именно сейчас есть потребность в таких услугах для компании?

Как экономить деньгиБизнес-туризм в России довольно молод. Это, конечно, не означает, что лет 20-25 назад сотрудники российских компаний не ездили в командировки или не участвовали в международных выставках. Вот только процессы, связанные с организацией деловых поездок и закупкой соответствующих услуг, протекали достаточно бесконтрольно, что приводило к появлению довольно значимых «дыр» в бюджетах компаний. Сейчас же расходы, связанные с корпоративной жизнью компании можно и нужно рассматривать как отдельную бизнес единицу, которой можно управлять.. Как следствие, появляется потребность в сотрудниках, которые будут грамотно экономично и обоснованно прорабатывать необходимое мероприятие.

3. Можно доверить данные функции помощнику руководителя или секретарю…

Конечно можно! И скажу, что очень многие компании так и поступают, нагружая  внутреннего сотрудника вопросами, в области которых он не является специалистом.

Shocked bookkeeperПрежде всего, стоит помнить, что секретарь, как и любой другой сотрудник, имеет свой определенный набор обязанностей, которые ему необходимо выполнять каждый день. Занимаясь поиском более выгодного авиаперелета или достойного отеля для своего руководителя, сотрудник отвлекается от выполнения своих непосредственных обязанностей, что может привести к  сбою в работе подразделения или компании в целом.

Как я уже говорил, секретарь, помощник руководителя или HR-менеджер не является профессиональным агентом и при бронировании услуг или взаимодействии с отелями могут быть учтены не все нюансы, что, в итоге, усложняет процесс подготовки в разы.

4. Но ведь если компания солидная, то специалист уже, скорее всего, знает подводные камни или нет?

Да, знает. И скорее всего, неплохо справляется с обязанностями MICE-агента. Но профессионал всегда сделает лучше.. Очень наглядный пример для меня – это работа в спортзале. Когда человек принимает решение ходить в спортзал, он выбирает  один из двух вариантов: довериться персональному тренеру, потому что он – профессионал и с ним можно добиться эффекта быстрее, или заниматься самостоятельно, ведь основы и понимание есть, а больше и не надо. Во втором варианте, наш гипотетический спортсмен чаще не получает нужного эффекта, приходя к выводу, что либо нужно стать профессионалом и разбираться во всех тонкостях или довериться тренеру, а при этом самый важный ресурс  — время, уже безвозвратно потерян.

zalMICE-специалисты — это профессионалы, которым необходимо довериться. Они постоянно принимают участие в рабочих семинарах, где делятся друг с другом опытом решения сложных задач, например, как вернуть деньги за авиабилет по невозвратному тарифу, если поездка отменилась. Или, как получить от отеля больше привилегий за меньшие деньги? Помимо всего прочего, хороший MICE — агент лично посещает отели и площадки, выбранные для того или иного мероприятия, чтобы оценить качество подготовки и уровень предлагаемого сервиса.

5. Чуть раннее, Вы упоминали о неких «дырах» в бюджетах. Как возможно излишнее расходование средств, если компания, наоборот, экономит, не переплачивая посреднику за предоставление услуг?

Одно из самых распространённых заблуждений, которое изрядно мешает работе MICE-агентств. Ключевой задачей агента является, как раз-таки, уменьшение стоимости поездки и составление оптимального по времени маршрута.

Очень часто, сотрудники, которые бронируют поездки напрямую, наоборот, переплачивают изрядную сумму за счет того, что приобретают каждую услугу отдельно у перекупщиков и каждому из них переплачивают за отдельную составляющую путешествия.

Крупные MICE-агентства уже давно перешли к практике заключения прямых контрактов с отелями, авиакомпаниями и туроператорами. Такой метод позволяет не только реализовывать услуги для заказчиков по стандартной стоимости без каких-либо удорожаний, но и периодически существенно снижать цену за счет специальных предложений, акций и т.д.

Например, в прошлом месяце нам удалось снизить стоимость отеля в Москве для наших клиентов на 20% от розничной стоимости. Существенно, не правда ли?

6. Если все, так как Вы говорите, откуда же MICE- агентства получают прибыль? По вашим словам, цены не завышаете, а только снижаете..Сказка какая-то..

Все очень просто! Срабатывает простой принцип торговли.. Когда вы приходите в магазин и покупаете 1 булку хлеба, то оплачиваете розничную цену, а когда хотите приобрести партию из 100 булок, то начинаете общаться с хозяином магазина о предоставлении более выгодной цены!

partnerstvo

Так работаем и мы: у нас есть пул из надежных партнеров, которые проверены временем и различными сложными ситуациями! Когда приходит запрос от клиента, в первую очередь мы предлагаем к рассмотрению именно этих партнеров, т.к. понимаем, что за те же деньги сможем предложить гораздо больше..  Конечно, клиент не всегда выбирает предложенный вариант, иногда хочет чего-то нового и тогда у нас начинается процесс поиска нового партнера и обсуждения выгодных условий!

7. Подскажите, есть ли у MICE-агентств какие-либо эксклюзивные услуги или другие преимущества, которые сложно получить при самостоятельной организации путешествия?

Стоит отметить, что ни один агент не формирует уникальный продукт как таковой. Мы не строим свои собственные отели, не запускаем свои самолеты и не открываем свои визовые центры, однако, многолетний опыт сотрудничества со многими партнерами позволяет нам выступать в роли представителя нашего клиентам и получать максимум!

К примеру, если заказчику необходимо попасть на деловую встречу в другой город к конкретному времени, а все билеты в свободной продаже уже распроданы, мы часто можем достать билет из квот наших партнеров. Или, скажем, Ваш руководитель постоянно в разъездах и не может присутствовать в визовом центре в день, назначенный для сдачи отпечатков пальцев, которые необходимы для открытия шенгенской визы. В наших силах перенести назначенную дату и вписаться в расписание вашего руководителя, либо организовать сдачу отпечатков в офисе.

Еще один частый вопрос, который перед нами ставят – это заселение большой группы в один отель, который не может подтвердить нужное количество номеров. Стоит признать, что мы, конечно, не всесильны и поэтому лишь в 80% из 100  получаем желаемый отель.

Все подобные и, на первый взгляд, незначительные действия, в целом формируют корпоративную культуру обслуживания, в которой интересы клиента всегда является приоритетом. Благодаря такому подходу мы и устанавливаем длительные партнерские отношения с нашими клиентами.

01